Passer aux archives numériques

Aujourd’hui utiliser du papier est une pratique de moins en moins courante, pour ce qui concerne l’administration des entreprises. On tente le plus possible de faire autrement, de ne plus imprimer quoi que ce soit, mais plutôt de s’envoyer des courriers électroniques avec des documents attachés sous format PDF, ou encore de transférer d’un poste de travail à un autre, via des serveurs de données, des documents de présentation comme des diaporamas. De plus on projette ces derniers lors des réunions, plutôt que de confier à chaque personne présente une plaquette recouverte d’une page plastifiée.

Que faire de ses archives ?

Pourtant il reste un nombre de documents en papier assez extraordinaire dans les archives des entreprises. Les services de ressources humaines ont des contrats de travail et des fiches de paie en nombre, surtout si l’entreprise est âgée. Les services comptables, eux, ont des tonnes d’archives papier du fait qu’ils doivent conserver toute trace des transactions effectuées, qu’il s’agisse d’achats de matériel ou de matières premières, de ventes de biens ou de services, tout comme de factures de prestataires de services divers. Bref pour eux les solutions d’archivage numérique sont nécessaires aujourd’hui. D’une part cela permet de conserver tous ces documents de façon sûre, c’est-à-dire dans un format qui ne s’abîmera pas comme le papier s’altère, d’autre part ils pourront consulter facilement ces informations avec leurs ordinateurs.

Retrouver de veilles archives

Aujourd’hui quand on doit aller dans une pièce dédiée au classement de vieilles archives sous format papier, il faut s’armer de patience pour retrouver un document datant d’il y a une dizaine d’années. Dans vingt ans, ce ne sera plus le cas : la pièce aura été transformée, on lui aura donné une autre fonction, et grâce à un moteur de recherche intelligent on retrouvera en deux clics le document souhaité, qui n’aura jamais vu de près ou de loin une imprimante.

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